e-procurement

Kennisgeving – Administratieve verwerking van elektronische facturen

In het kader van de digitalisering van onze aankoop- en facturatieprocessen worden alle elektronische facturen die via Peppol worden ontvangen automatisch getoetst aan onze interne aankoop-, budget- en goedkeuringsprocedures.

De ontvangst van een elektronische factuur via Peppol houdt geen aanvaarding in van de opdracht, de uitgevoerde prestaties of de verschuldigdheid van het gefactureerde bedrag.

Voor opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde vanaf € 3.000,00 exclusief btw geldt de volgende voorafgaande procedure:

  • een schriftelijke offerte dient vooraf te worden ingediend;

  • de offerte wordt beoordeeld overeenkomstig de geldende interne aankoop- en budgetprocedures;

  • na goedkeuring wordt een formele opdrachtbevestiging of bestelbon verstrekt;

  • pas daarna kan de opdracht worden uitgevoerd en kan een factuur worden ingediend.

Deze voorafgaande validatiestappen maken integraal deel uit van onze digitale aankoop- en goedkeuringsprocedure en zijn noodzakelijk voor een correcte budgettaire controle, interne controle en conforme administratieve verwerking.

Elektronische facturen die niet voorafgegaan werden door een goedgekeurde offerte en een geldige opdrachtbevestiging of bestelbon, voldoen niet aan deze procedure, worden administratief niet verwerkt en worden geweigerd.

Indien u een factuur hebt ingediend zonder voorafgaande offerte of opdrachtbevestiging, verzoeken wij u eerst contact op te nemen met de betrokken opdrachtgever. Enkel indien de opdracht overeenkomstig de geldende procedures kan worden geregulariseerd, kan een verdere administratieve behandeling worden overwogen.

Notice – Administrative Processing of Electronic Invoices

As part of the digitalisation of our procurement and invoicing processes, all electronic invoices received via Peppol are automatically validated against our internal procurement, budget approval and authorisation procedures.

The receipt of an electronic invoice via Peppol does not constitute acceptance of the order, the goods or services provided, or the amount invoiced.

For procurements with an estimated contract value of €3,000.00 (excluding VAT) or more, the following procedure applies:

  • a written quotation must be submitted in advance;

  • the quotation is evaluated in accordance with our internal procurement and budget approval procedures;

  • upon approval, an official purchase order or written order confirmation is issued;

  • only after receipt of this purchase order or order confirmation may the work be carried out or the goods or services be delivered, after which an invoice may be submitted.

These validation steps form an integral part of our digital procurement workflow and are essential to ensure proper budgetary control, internal governance, compliance with public procurement principles where applicable, and the efficient processing of electronic invoices.

Electronic invoices that have not been preceded by an approved quotation and a valid purchase order or written order confirmation do not comply with these procedures, will not be processed administratively, and will be rejected.

If an invoice has been submitted without the required prior approval, please contact the requesting department or contracting authority to regularise the procurement procedure. Administrative processing of the invoice will only be considered if the procurement can be regularised in accordance with the applicable internal procedures.

Avis – Traitement administratif des factures électroniques

Dans le cadre de la numérisation de nos procédures d'achat et de facturation, toutes les factures électroniques reçues via le réseau Peppol sont automatiquement contrôlées au regard de nos procédures internes d'achat, d'approbation budgétaire et d'autorisation.

La réception d'une facture électronique via Peppol ne vaut ni acceptation de la commande, ni acceptation des prestations ou des livraisons effectuées, ni reconnaissance du montant facturé.

Pour toute commande dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 3.000,00 EUR hors TVA, la procédure suivante est d'application :

  • une offre écrite doit être transmise préalablement ;

  • cette offre est examinée conformément à nos procédures internes d'achat et d'approbation budgétaire ;

  • après approbation, un bon de commande officiel ou une confirmation écrite de commande est émis ;

  • les prestations ou les livraisons ne peuvent être exécutées qu'après réception de ce bon de commande ou de cette confirmation de commande, et la facture ne peut être émise qu'ultérieurement.

Ces étapes de validation préalable font partie intégrante de notre processus numérique d'achat et sont indispensables afin d'assurer un contrôle budgétaire adéquat, le respect des procédures de contrôle interne, des principes applicables aux marchés publics, ainsi qu'un traitement conforme des factures électroniques.

Les factures électroniques qui n'ont pas été précédées d'une offre approuvée et d'un bon de commande valide ou d'une confirmation écrite de commande ne respectent pas cette procédure, ne sont pas traitées administrativement et sont rejetées.

Si une facture a été transmise sans respecter cette procédure préalable, nous vous invitons à prendre contact avec le service demandeur afin de régulariser, le cas échéant, la procédure d'achat. Le traitement administratif de la facture ne pourra être envisagé qu'après cette régularisation et uniquement si celle-ci est conforme aux procédures internes applicables.